gestión documental en la gestión de la calidad

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La gestión documental es soporte básico en  el sistema de gestión de la calidad y en general para las distintas certificaciones ISO y OHSAS. La documentación en el sistema de gestión de la calidad es la base y soporte del sistema. Las normas internacionales de la familia ISO 9000 requieren que el sistema de gestión de la calidad de una organización esté documentado. En resumen partimos de la base de que la gestión documental en un sistema de gestión de la calidad, forma parte integrante del propio sistema. 

La auditoria del sistema precisa, igualmente, de la gestión documental como garantía de la gestión, no solo para la ISO 9001, también para la ISO 14001 y para la familia OHSAS 18000. El auditor revisará la gestión documental para comprobar su grado de fiabilidad y si realmente está integrada en el sistema de gestión de calidad.

La documentación del sistema de gestión de la calidad puede bien  relacionarse con las actividades totales de una organización o bien  con una parte de esas actividades, dependerá del tipo de organización, tamaño y otros factores.

Es importante que los requisitos y el contenido de la documentación del sistema de gestión de la calidad se orienten de acuerdo con las normas de calidad que se pretenden satisfacer.

Los documentos de la planificación de la calidad pueden incluir la planificación administrativa y operativa, la preparación de la aplicación del sistema de la gestión de la calidad incluyendo la organización la programación y el enfoque por el cual los objetivos de la calidad han de ser logrados.

El sistema de gestión de la calidad considera a la organización como un subconjunto de procesos interrelacionados entre sí, frecuentemente los resultados de un proceso se transforman en elementos de entradas en otros procesos. La busqueda de la eficacia en el funcionamiento de una organización se basa precisamenten en identificar estos procesos y las interacciones entre ellos y adaptar la gestión documental a una serie de documentos que soporten esos procesos, subprocesos e interacciones entre ellos.

Cada organización debe desarrollar y gestionar la documentación necesaria que demuestre la eficacia y garantice los resultados de los diferentes procesos, identificando así cada grupo de documentación con las diferentes actividades.

Gestión de calidad: documentos necesarios.
La forma de organizar la documentación del sistema de gestión de calidad normalmente sigue a los procesos de la organización y en su caso a la estructura de la norma de calidad que se ha de cumplir, o bien responde a una combinación de ambas.

En cuanto al número de documentos del sistema de gestión de la calidad dependerá de distintos factores:

a.- El tamaño de la organización y el tipo de actividades.
b.- La complejidad de los procesos y sus interacciones.
c.- La competencia del personal.

La documentación mínima que todo sistema de gestión de la calidad debe desarrollar es la siguiente:
c) Procedimientos documentados;
d) Instrucciones de trabajo;
e) Formularios;
f) Planes de calidad;
g) Especificaciones;
h) Documentos externos;
i) Registros.

La documentación del sistema de gestión de calidad puede estar en cualquier tipo de medio, ya sea en papel o en medios electrónicos. En la práctica realmente la gestión documental será una gestión mixta, parte de los documentos estarán informatizados y parte de los documentos en archivos fisicos.

Ágrupación de los documentos de la gestión de calidad: Todos los documentos que gestionamos se pueden agrupar en tres estamentos:


Manual de Calidad: Describe el sistema de gestión de la calidad de acuerdo con la política y los objetivos de calidad establecidos. Incluye el propio manual, la política de calidad y los objetivos.

Procedimientos del sistema de gestión de calidad: Conjunto de documentos que describen los procedimientos interrelacionados requeridos para implementar el sistema de gestión de calidad.

Instrucciones, formularios y otros documentos, son documentos de trabajo detallados.

BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA GESTION DE CALIDAD
Aunque el sistema de gestión documental es imprescindible para implantar la ISO, ya de por sí aporta numerosos beneficios a la organización:

a) Describe el sistema de gestión de calidad de la organización.

b) Las funciones relacionadas se pueden entender mejor y se explican y ponen en evidencia las interrelaciones.

c) Informa a los empleados del compromiso de la dirección con la calidad.

d) Ayuda a cada empleado a comprender la función que desempeña dentro de la organización, por lo que influye positivamente en el compromiso de cada uno con el sistema de gestión de calidad.

e) Facilita el entendimiento entre los empleados y la dirección.

f) Es base para las expectativas del desempeño del trabajo

g) explica la forma en que se llevarán a cabo las actividades para lograr los requisitos especificados

h) mide los alcances de los requisitos especificados

i) sirve de base para la formación de los nuevos trabajadores y para la actualización periódica de los empleados actuales

k) facilita el orden y equilibrio de la organizacion

l) facilita el camino a la mejora contínua,

m) da confianza a los clientes

n) demuestra ante terceros y otras partes interesadas las capacidades de la organización

o) sirve de referencia a proveedores de los requisitos necesarios dentro de la organización

p) es basico para desempeñar las labores de las auditorias del sistema de gestión de calidad

q) sirve de evaluación contínua del sistema de gestión de calidad.

ELABORACION DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Responsabilidad de la elaboracíon, requisitos, listado de la documentación necesaria para el sistema, métodos de elaboración, control de documentos, clasificación, requisitos en el diseño, gestión documental, entregas y recepción de los documentos, documentos obsoletos, documentación externa archivos.

Responsabilidad de la elaboración.

La responsabilidad para elaborar y diseñar la documentación del sistema de gestión de calidad debe recaer en personas que se encuentren involucradas en los procesos y actividades. Esto proporciona entre otras cosas un sentido de compromiso del personal y al entendimiento de los requisitos y demás contenido de los documentos. La elaboración estará guiada y supervisada por las personas responsables del control y seguimiento del sistema de gestión de calidad.

Métodos de elaboración y control  de la documentación del sistema de gestion de la calidad, distribución, archivo, control de documentos obsoletos e identificación de las copias no controladas.

Primero hay que identificar la documentación necesaria para el sistema de gestión de calidad y ello se realizará en base a los procesos identificados y a las interacciones entre procesos. La identificación de los procesos debe ser la base que marque la necesidad de documentación.

Pero antes de emitir y redactar la documentación hay que establecer la base de la misma:

Decidir que requisitos de documentación del sistema de gestión de la calidad son aplicables de acuerdo a la morma del sistema de gestión de calidad seleccionada.

Obtener datos del sistema de gestión de calidad y procesos existentes.

Establecer y listar los documentos del sistema de gestión existente y listar cuales son aplicables y útiles.

Formar al personal involucrado en cuanto a los requisitos de la norma en lo referente a la documentación.

Obtener las fuentes de documentacion o referencias de las distintas unidades operativas.

Determinar la estructura y formato de los documentos.

Preparar diagramas de flujos que diseñen el camino o recorrido de los documentos.

Aplicar los documentos en un periodo de prueba, que servirá para validarlos o rectificarlos.

Revisar toda la documentación antes de su puesta en vigor.

Referencias documentales: Los documentos serán identificados mediante referencias en función de las normas y capítulos de la gestión de calidad.

Debe fijarse un método de distribución de documentos, así como de revisión y actualización de los mismos. Sabiendo que hay que dejar constancia escrita o mediante medios informáticos del reparto de documentación a los involucrados en los distintos procesos.

Todos los documentos tienen que estar identificados con quien lo elabora, revisa, aprueba y distribuye. El sistema tiene que tener claro e indentificado un registro en el que se especifique la distribución de cada documento.

Hay que definir  un procedimiento para la emisión y control de los cambios en los documentos.

Las copias de los documentos que no entran en el sistema de distribución de calidad, tienen que estar identificadas como copias no controladas. (un simple sello y fecha puede ser suficiente). Es una forma de evitar la aparición y uso de practicas sobre documentos obsoletos.

Los documentos obsoletos tienen que estar igualmente identificados y controlados y mantenerse en archivo durante el tiempo que se haya pactado.

Además de los documentos emitidos por la organización hay que controlar la documentación externa que afecta de un modo y otro a nuestra organización, productos, servicios y que por tanto está relacionada con el sistema de gestión de calidad.

Los documentos tienen que estar archivados o en sistemas informáticos con acceso libre a todo el personal implicado. Hay que tener igualmente un archivo probatorio, ya sea fisico o informático, de las distintas entregas de documentación a personal implicado.

GESTION DOCUMENTAL PRACTICA EN UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

La gestión documental entendida como la elaboración de los documentos, según unos requisitos, manejo, movimiento de dichos documentos, actualización, archivos, es bien sencilla, se basa principalmente en tener todos los documentos controlados, asegurarse de que las personas implicadas en los distintos procesos tengan conocimiento sobre los mismos, que el personal esté bien formado y que los documentos estén vivos, actualizados, es decir control de las revisiones y de los documentos obsoletos.

En la práctica y resumiendo todo lo expuesto sobre el movimiento de los documentos, deberá existir un archivo (fisico o informático o mixto) de:

Todos los documentos (manuales, normas y procedimientos) que están contemplados en el sistema de gestión de calidad.

Un archivo de la documentación externa: contratos, certificaciones, calibraciones, reglamentación, manuales de maquinaria y herramientas afecta al sistema de gestión de calidad, etc.
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Registros, formularios etc.

Un archivo de documentos obsoletos.

Otros archivos tales como: ficha de cualificación de personal, control de cursos y formación del personal, reconocimientos médicos, titulaciones oficiales del personal, no conformidades, comites de seguimiento del sistema de gestión de calidad, indicadores, reclamaciones de clientes, etc.

Todos estos registros, archivos, no conformidades, reclamaciones  etc. deberán estar perfectamente estructurados pues será la fuente de comprobaciones de las auditorias.