ejemplos de no conformidades.

Ejemplo de no conformidad y acciones correctivas en SGC
No buscamos culpables del error, buscamos motivos por los que se ha producido.

No conformidad y acciones correctivas en un sistema de Gestión de la Calidad (SGC)

Ejemplos de no conformidades puede ser desde  una calibración fuera del plazo fijado  de un equipo de medida,  a una firma de un parte de entrada en el almacén por quien no esté expresamente
autorizado en el procedimiento, el cálculo fuera de plazo de un indicador, contestación a un cliente fuera del plazo fijado para ello.
Buscar el error, analizarlo y diseñar los medios necesarios para que no se vuelva a producir. 
No conformidad es cualquier incumplimiento de los requisitos del sistema. 

Todo sobre No conformidad, conformidad y acciones correctivas en el modelo ISO 9001

No conformidad, conformidad y acciones correctivas son los distintos escenarios ante los que nos podemos encontrar al verificar la aplicación práctica de un procedimiento o la aplicación de las directrices marcadas por la norma ISO.

La aplicación y el trabajo diario con estos conceptos está plenamente contemplados por la ISO.

Para mí, la no conformidad y las medidas que se ponen en práctica para evitar y actuar sobre la no conformidad es uno de los capítulos básicos del sistema de Gestión de Calidad.

A diario convivimos con errores, la mayoría humanos, lo realmente importante es conocerlos mediante la supervisión continua y programada, aislarlos, para posteriormente actuar contra ellos y tomar las medidas necesarias para eliminarlos del sistema de tal forma que no vuelvan a producirse.

Contra los errores son tres las acciones necesarias:

  • Acciones cognitivas. Diseccionar, y responder al ¿porque se ha producido? ¿como?
  • Acciones correctivas.Poner en marcha cualquier medida necesaria para corregirlo.
  • Acciones preventivas. Modificar la norma, nuevo procedimiento, cualquier cosa que sea necesaria para que "este error analizado" no se vuelva a dar. 


Un regla que siempre he seguido: el culpable del error no es importante, lo importante es el contexto en el que se produce el error, las circunstancias que han llevado al fallo.

Hay no conformidades especiales además de las analizadas: no conformidades que se inician en cualquier accidente de trabajo y no conformidades que se inician a raíz de los informes negativos de las auditorias.

Lo importante en estas últimas no conformidades (auditorias) es que son fallas o errores que se le ha escapado al responsable del cumplimiento del SGC en la unidad o área afectada. 

Errores siempre hay, lo importante es detectarlos y nunca los debemos justificar.

Las definiciones sobre las no conformidades y acciones preventivas pueden obtener información base en la norma ISO-9000:2005 aquí.

Yo definiría la No Conformidad toda aquella situación que infringe en sentido amplio las normas que conforman el propio SGC ya sea por acción u omisión o por un fallo del sistema en sí mismo.

Diferencia entre acción correctiva y acción preventiva

La propia denominación marca la diferencia entre ambas acciones una de ellas, la correctiva, devuelve una situación anómala  a su estado normal y la otra, la acción preventiva, está enfocada a que no se vuelva a producir esta excepción.

Es decir una actúa sobre el momento actual y la otra sobre el futuro.

Ejemplos de no conformidades en un sistema de Gestión de Calidad:

1º Un indicador que no cumple con el objetivo.

2º Un documento que debiendo estar firmado correctamente, no lo está.

3º Un registro fuera de fecha.

4º La revisión de la dirección no se realiza en la fecha programada.

5º No cumplir con el plazo de respuesta a los clientes, fijado en la el SGC.

6º No cumplir cualquier procedimiento de atención a clientes, proveedores etc.

Recuerdo lo escrito lineas anteriores por su importancia : un accidente laboral, es un no conformidad en el sistema de prevención de riesgos laborales.

Mas que poner un ejemplo de acción correctiva te reto a que pienses en tu organización en que lugar, departamento, registro, etc se puede producir un fallo por el motivo más increíble que se te ocurra y como lo evitarías.  Puedes imaginar un corte de suministro telefónico, eléctrico, un fallo de stock en el almacén que te impide un cambio de aceite programado etc. Cualquier situación que provoque un error por inverosímil que parezca puede ocurrir en un determinado momento.

Y tu mismo deberías contestarte ¿que acción hay que tomar (ejemplo de acción preventiva? para que no se vuelva a repetir el error. Y otra pregunta ¿con que probabilidad?.

Tratamiento de las no conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas

La norma ISO  considera que el tratamiento, tanto de las no conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas, esté perfectamente controlado mediante procedimientos de acción en los que se deben contemplar el control por numeración, diseño de documento normalizado, registros, controles etc.  y muy importante hacer referencia a la norma, procedimiento, registro etc. que ha sido incumplido.

La numeración debe contemplar las diferente tipologías de fallos y asimismo debe identificar los diferentes procesos. No obstante los tipos y procesos a los que corresponda la No Conformidad pueden identificarse de cualquier otra forma en el formulario.

El documento que diseñe para tienen que cumplir una serie de requisitos básicos que  contemple un registro lo mas detallado posible del instante en que se produce la excepción al sistema, el detalle, el porqué se considera que se ha producido (causa y motivo), medidas tomadas para rectificar el fallo en el momento en que se conoce y por supuesto responder a ¿qué medidas se tomaran para que en el futuro no se vuelva a producir el fallo? (medidas correctivas y preventivas).

Lo importante es cuando podemos dar por cerrada esa no conformidad (fecha). 

El cierre se producirá cuando se haya puesto en practica la medida correctiva y se haya comprobado que ha sido efectiva. 

En todo éste procedimiento hay que cuidar la comunicación entre los implicados que quedará certificada con las firmas.

Cerrar una "no conformidad" no significa olvidar, hay que seguirla para comprobar que las medidas preventivas se han puesto en marcha y realmente funcionan.Incluso una no conformidad puede volver a abrirse y tratarla como una nueva no conformidad.

Administración de las no conformidades

.Las no conformidades y las medidas correctivas y preventivas deben ser objeto de un seguimiento.

Se entregará informe detallado de las No Conformidades en el Comité de dirección, de seguimiento del sistema de calidad y mejora contínua, en el que se expondrán las medidas adoptadas, tanto correctivas como preventivas, si las hubiera.

Las no conformidades deben contabilizarse por tipo de no conformidad, llevar una estadística por mes, control exhaustivo de las no conformidades abiertas y de las no conformidades cerradas.

Comentarios

  1. la verdad quiero agradecer muchisimo por toda la informacion brindada en el blog, tengo un año de experiencia en gestion de calidad y jamas habia recibido informacion tan precisa de como desarrollar mejor el sistema.
    mas 10 puntos

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